数字时代,高效会议是企业的竞争关键

2022-07-12 08:50:26
刘旷公众号
文章摘要: 数字会议的进化,过去几年走得非常快,因为工具门槛低了,企业的意识转变了。这个过程大体可以有两个阶段,第一阶段是以远程和线上为主的“连线模式”,zoom等软件,多以云视频会议的方式满足企业开会需求。

配图来自Canva可画

后疫情时代,音视频类在线会议已占据企业和员工相当多的精力。企业服务公司Dialpad公布的调查报告显示,83.13%来自各行业的受访者每周要花至多三分之一时间开会。远程会议需求蓬勃,腾讯会议、MAXHUB们繁荣成长,进阶为企业的在线或智慧会议通用服务平台。

大中型企业危机感更强,对会议场景的数字转型甚是敏感,所以为了一场高效的会议,为了构建更高效的沟通模式,它们均在寻求可靠的智慧会议解决方案,要么打造软硬件组合的会议室,要么订阅可定制化的SaaS类会议服务。

某种程度上,围绕会议场景的设备和模式升级,在大中型企业间已经演化成一场不断升温的数字竞赛,这场竞赛中,企业想要的不止是一场场高效的会议,还有长远的降本增效能力。

即使没有疫情带来的物理隔离阻力困扰,全面数字智慧化转型也已成为企业的共识,于企业战略蓝图内根深蒂固。腾讯会议目前用户规模已超过2亿,且在不断增长;MAXHUB的智慧会议解决方案被一半以上中国500强认可,市场份额仍在爬升。会议办公模式的深度变革在更多行业展开,已是毋庸置疑的事实。

从远程到智慧,会议效率的进化

会议模式的改变,实际折射的是企业发展进程中持续提升管理沟通能力的本能诉求。过去的会议场景,企业往往倾向于面对面的交流方式,因为信息传导没有延迟,执行效率也有保证。

但客观环境的转变,逐渐抬高了这种理想场景的实现难度,尤其是更多的智能会议设备和服务出现后,传统的会议模式走到了被淘汰的十字路口,数字会议备受推崇。

数字会议的进化,过去几年走得非常快,因为工具门槛低了,企业的意识转变了。这个过程大体可以有两个阶段,第一阶段是以远程和线上为主的“连线模式”,zoom等软件,多以云视频会议的方式满足企业开会需求。

这种模式具有普适性,任一规模企业的轻信息、远距离会议都能快速开启,所以在疫情突现后快速爆发。从企业角度看,连线模式就像互联网一样,可以聚集任意空间的人,实时传达必要的会议信息。

但连线模式其实比较粗放,当我们要沟通一款产品的设计方案细节,或者共同研发和设计某些数字内容时,以手机或电脑为主的小屏模式,显然不能满足这些非常精细的需求,更无法达到想要的高效率沟通。

所以企业需要更加靠谱,信息容纳度和信息传导效率更高的会议模式,于是以软硬件有机整合为主的“一体模式”开始发力,数字会议的效率上限有了大幅提高。

从MAXHUB等智慧会议解决方案服务商的产品来看,它们的方案可以看做“大屏+”模式,通过会议平板、无线投屏器等设备的自由协同,可以实现信息的高频化、精准化流转,有效满足企业开会的全流程痛点,把开会变简单,也变高效。

从连线模式到一体模式,数字会议进化的客观势能来自作为实践会议的主体,即企业追求效率的生存冲动,从而将数字会议推向了更理想的状态。

难摆脱的不可抗力

远程、智慧会议的确是企业提高经营效率、构建智慧办公能力的绝佳场景,如今市场上亦有诸多数字会议产品供不同规模的企业选择,但一场真正高效完美的会议,还是会面临很多突变因素或不可抗力。

单从影响会议效率的因子来看,人、设备、流程是三大关键,任一方面的掣肘都会导致会议效率无法最大化,无形中放大企业的时间成本,压低产出效率。

第一,人的错位。在一场会议中,人是核心的参与者,但也是最为活跃,最不确定的因子,一旦有时间、地点上的错位,比如异地、不同的时区,容易带来过度延迟的后果,会议效率因此可能会大打折扣。

第二,设备局限。作为会议信息的关键载体,设备能力往往决定着会议的交互效率,在需要高频强交互的海量数据会议中,设备的不兼容、投屏速度、高延时等问题,都是效率的破坏者,会造成极差的会议体验。

第三,流程僵硬。高效会议的基础是精简的流程,但传统思维还是会根植于流程制度中,极大影响会议的整体效率,比如人员的签到必须要在全部人员到齐后一一点名,如此流程很难不拉高会议的综合成本。

配图来自Canva可画

值得注意,不可抗力还会为企业制造“伪高效”陷阱。举个例子,企业在根据现有条件仔细优化会议制度后确实把效率数值提了上来,比如缩短了会议时间,但只要设备限制存在,企业的会议效率还是在某些环节会打折扣,长此以往,企业的效率成本叠加可能会相当高。

“统一思维”方法论

虽然人、设备、流程都可能给会议效率带来阻力,但这并不意味着企业无法实现一场高效的会议。会议是否达到想要的效率和效果,往往取决于企业是否为会议找到了合适的解决方案。

因为会议的类型很多,按规模、公开程度、内容可以有很多细分场景,没有匹配的设备和流程,会议效率低是一个必然结果。

但矛盾也恰恰寄生于此,企业知道会议低效,知道哪些环节不到位,但是没有解药,这是典型的“病者无药医”。原因很简单,多数企业不能造会议设备,也没有开发办公流程的技术能力。

这就是会议和办公方案解决商存在的意义,历经两个阶段的进化后,业内主流玩家已经形成可靠方法论,那就是“统一性”思维。

第一类是软件高标统一。典型如微盟的智能化会务SaaS软件,基于专业技术,为企业设计了标准化、高适配的线上工具或功能,让企业能够根据特定会议场景的需求快速发起、完成一场或多场会议,显著降低了企业的会议物料、前期沟通成本。

第二类是软硬集成统一。典型如“MAXHUB x腾讯会议智慧会议解决方案”,设计逻辑的出发点是企业会议全流程的关键痛点,并将所有细化功能全部高度集于一套系统。

MAXHUB x腾讯会议智慧会议解决方案的优势可以体现在以下几个点:首先是标准统一,在设备容纳度方面,除了会议平板之外,个人电脑、手机等外部设备均可一碰连接,具备很高的设备自由度;其次是信息统一,比如会议展示资料可以快速自由共享,消弭了信息鸿沟;最后是流程统一,针对会前、会中、会后不同环节,分别设置了可统一标准操作的功能,比如会前与会人员无论身处何地均可一码入会,会中基于高清拾音设备加AI转写技术可生成实时纪要,会后待办可快速派发执行。

可以看出,MAXHUB x腾讯会议智慧会议解决方案是以标准化、模块化、科技化的方式,从全环节、全要素切入来提高会议效率,能够有效降低企业会议综合成本,核心价值可概括为两点。第一,将软件平台和硬件设备进行深度融合,为企业会议管理制定完整高效的解决路径;第二,全流程弹性整合多元会议场景,打通了线下会议效率阻碍。

综上,统一思维之所以能驱动可靠的会议解决方案,还是因为统一性的核心含义包括效率。当然,无论是软件集成,还是软硬集成,都需要专有技术的加持。

数字办公决胜未来竞争

今天,MAXHUB x腾讯会议智慧会议解决方案这类智慧办公服务备受追捧,根源还是企业可以借此实现蜕变。

第一,成本效益优化,即省钱省时间;第二,经营逻辑优化,比如业务开展模式更有效率,品牌形象会随之改善,产出效率会随之提高;第三,企业基因优化,可垒建办公经营的数字化基础,孕育企业的专有数字基因。

从竞争的角度看,智慧办公不单单是企业为了内部升级而必须践行的战略,更是长期生存的必经考验。换言之,企业寻求办公智慧化升级,为了现在,更为了未来。

这么来看,MAXHUB x腾讯会议智慧会议解决方案这类智慧办公解决方案服务平台,扮演的其实是数字助手的角色,在企业和产业转型的过程中,它们是不可或缺的角色,也是企业数字转型的刚需。

而且它们还为企业的数字升级带来相当多的价值启发,比如使用统一思维经营和管理公司,为公司设置基础的数字管理平台等。7月12日,智慧协同平台MAXHUB领效将与腾讯会议联合举办以“高效协作一步到位”为主题的智慧会议解决方案实战分享会,会为企业带来更多关乎高效办公协作的思考。

眼下,智慧办公已经覆盖会议、生产、推广、获客等每一个与企业运行相关的场景,没有企业能够置身事外,忽略智慧办公的战略价值和意义。长远来看,勤于智慧办公升级,愿意摒弃旧思维的企业,将持续沐浴智慧办公的开放红利,形成更独特的发展优势,为未来的生存能力打下更稳固的底子。

信息化软件服务网 - 助力数字中国建设 | 责编:夏丽
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