制定远程办公策略,如何“移”步到位?

2020-08-20 09:03:27
Myles F. Suer
文章摘要: 虽然在家办公已经取得了成功,但是却让人员、流程和技术承受着巨大的压力。如今首席信息官已经开始关注一些机会,以便在未来的日子里让所有的环节都能更加顺畅地运行。

在如今正席卷全球的疫情危机当中,有一个变化是明确的,那就是它们永远地改变了工作的性质。商业新闻中充斥着许多有关首席财务官只希望少量的员工返回办公室工作的报道。

首席执行官则从中看到了一个机遇,即无论员工住在哪里,他们都可以建立世界级的员工队伍。《财富》杂志的Geoff Colvin表示:“随着企业开始回应这次行业大规模重新洗牌,一些影响已经显现。远程工作将成为主流,因为有越来越多的员工下载了在线会议应用程序并且知道如何使用它们。”

在这种背景下,人力资源专业人员建议,如果远程策略想要取得成功,那么数字工作生活体验需要升级。问题在于,在远程办公优先交付的工作场所策略方面,首席信息官有些不知所措,但是他们却对于能否成功实现移动办公人员战略至关重要,

完全在家办公会给系统和员工带来什么压力?

目前大家的意见并不统一。许多首席信息官喜欢谈论IT在运营方面的成功。高等教育领域担任首席信息官的Stephen diFilipo说,他发现“所谓边缘的压力其实微不足道。比如说,员工已经可以使用Jabber将办公电话转移至自己的手机和家庭电话上了。我们需要教职员工进行一些调整。关于上课,在家中授课原本就是技术策略中的一部分。”

在保险行业担任首席信息官的Martin Davis说:“过渡过程中会有一些痛苦,但是我们有着良好的基础设施。目前最大的压力和最大的调整是人员和管理。让我感到吃惊的是,我们发现一些员工家里没有宽带,或是宽带的速度很慢。”

担任副首席信息官的Angelica Gomez也有着类似的经历。“我们必须要扩展VPN连接。如今员工的工作量正变得越来越多。管理层也在花费更多的时间给他们加油鼓劲。”

尽管如此,前密歇根州立大学的首席信息官Joanna Young表示:“诸如资源限制和优先事项过多等问题现在已经突显出来了。”她认为:“IT领导者不应浪费这个可以实现集中精力和以人为本的良机。”分析师Dion Hinchcliffe和一些首席信息官就在家办公的情况展开了交流,主要情况如下:

01、近100%的基础设施已部署到位。

02、镜头疲劳已经出现。

03、将实体工作场所复制到虚拟环境并没有被证明是有效的。

04、管理者必须成为教练/心理学家。

分析师Jack Gold表示,他看到企业正在努力地快速获得数千台笔记本电脑,这样客户服务代表就可以在家办公了。与此同时,企业还要努力确保在家办公的员工家里有良好的宽带连接。对于许多没有这么做的企业而言,这不仅影响了生产力,而且还需要打电话给帮助台以寻求支持。

Microsoft 365的高级安全和合规性架构师Wayne Anderson表示,首席信息官必须知道“VPN并不是解决远程办公问题的灵丹妙药。公司需要分层策略。首选在应用程序级别上要使用零信任加密连接。”企业应仅在无法确保应用安全的地方使用VPN。“不管使用何种设备,重要的是在家办公期间不能出现合规问题。”

学习如何进行扩展

许多首席信息官表示他们并不需要走捷径。但是,所有的东西并不是在一天内就能够准备就绪的。Gomez说:“功能已经有了。我们只需要学习迅速扩展,包括VDI和VPN在内的某些服务。”

Gold认为并非所有企业都已经准备就绪。“更好的解决方案应该是使用VDI、Citrix Workspace或VMware Workspace One解决方案。不幸的是,大多数企业都缺乏基础设施或许可证。”

分析师兼企业架构师Dion Hinchliffe同意Gold的观点。他说:“企业需要有全面且良好的在家办公能力。”

“大多数企业都没有成熟的程序,但是大多数情况下,互联网访问、VPN以及与应用程序、数据、文件和访问记录系统的通信都没有问题。系统中的差距主要是文化和技能方面的差距。”

不过,前首席信息官Wayne Sadin对此并不认同。他说:“我看到了许多被动的移动办公策略,其中包括了通过WhatsApp或Signal实现远程办公的情况。首席信息官这样做表明他们认可该技术的有效性,并且清楚要想后疫情时代恢复到从前的样子将非常困难。”

在后疫情时期,让大量员工长期远程办公的策略是否需要修改?

Davis说:“这场危机已经向许多高管证明,他们可以在家中管理公司。”Gartner的前分析师和Salesforce全球增长布道师Tiffani Bova认为:“技术已经有了,目前主要是人员、流程和新的思维定式问题。换句话说,除非被形势所迫,否则在我们的培训、教学、医疗保健、销售、营销或合作中是不会采用这些技术的。”

McBreen说:“在接下来的几个月中,流程审查将变得非常重要。这包括确保协作工具足够强大。”Gold对此表示同意,他还建议:“如果在家办公,那么你最好拥有强大的远程支持系统,其中包括完整的远程管理和安全性。”

首席信息官Michael Archuleta认为:“首席财务官也必须把握住这个机会,以从大量员工转向远程办公的变化中实现成本收益。我们需要确保安全措施是所有优先事项调整中的重中之重。”

McBreen也看到了这一点。不过,他提醒说:“我们可以看看生产力发生了什么变化,这很有趣。在疫情大流行期间与孩子一起在家并进行远程办公并非易事。企业需要确保能够进行适当管理,以确保员工队伍具有生产力。”

首席信息官Keith McIntosh补充说:“这场危机对流程进行了实际考验。如果发现流程存在短板,那么我们就应该对其进行更新和修复。”显然,目前许多企业都在迅速转型。Hinchcliffe说:“虽然这很痛苦,但是对许多人来说还未见底。现在正是完善在家办公计划的好时机。”

前首席信息官Joanna Young对此表示同意并建议称:“流程、人才和技术是密不可分的。组织的有效性是它们的基础,这三者之间需要相互调整。”

在家办公是否暴露了业务流程的弱点?

首席信息官们都非常坦率地承认确实如此。“绝对是这样的!因此,IT部门需要协助人力资源创建工作流、门户访问、电子签名等工作以解决出现的问题。这并非易事,需要重大的文化变革。”

与此同时,Davis指出:“我们需要的是足不出户就可以完成任务的新型员工。我们已经成功地找到了这批人,他们完全可以在当前的位置上解决所有的问题。”

Hinchcliffe说:“危机期间暴露的最大弱点是员工入职和离职问题。在大多数企业中,这都是一个短板,但是远程办公让它们暴露于现实之中。数据表明,这是建立良好员工体验的两个最重要阶段。”

Gold认为“绝大多数企业仍要求新员工到现场办理入职手续。这并不仅仅技术问题,更多的是形式上的问题。”不过,他说:“已经转型且主要基于云服务的企业比那些严重依赖旧应用程序的企业更容易实现在家办公。尽管云服务不是什么灵丹妙药,但是它们可以从不受信任的设备上进行远程访问,这是最大的不同之处。”

Hinchcliffe对此表示认同,并建议说:“那些拥有传统数据中心的企业有许多工作要做,而那些已迁移至云/SaaS的企业则可以实现快速的无缝移动办公。而且他们也不愿意再回到以前的工作模式。”出于这个原因,Gold建议:“这就出现了一个新的问题。在家办公时安全性的定义是什么?很少有企业对此进行过定义,并且也没有制定合适的策略或开发出适当的工具。”有鉴于此,首席信息官Paige Francis说:“在家办公实际上是放大了原有的业务弱点。”

是否需要寻找新的方法以吸引更多的远程办公者?

“企业应更充分地接纳和利用现有的协作工具。我们需要首先考虑如何使用现有工具。我认为这更多是关于创造力和流程问题,然后才是新的架构问题。”

diFilipo称:“我们需要对学习有一个新的认知。从一个新的词汇开始。学习和教育是一样的,学习者就相当于学生。系统性的学习效果会更好。充分且即时的学习可以减轻对Blackboard等整体平台的需求。”

Sacolick说:“对于首席信息官来说,这是一个引入低代码应用程序并取代通过电子邮件和会议执行协作和工作流的绝好机会。”不过,Jack Gold对此并不认同。他说:“前进的关键是用户体验。我们的模型表明,不良的用户体验会导致用户生产力蒙受巨大损失。企业必须考虑用户体验,并通过现代化的工作区功能对其进行改进。”

未来展望

在家办公现在已经正常运转了。但是这使得人员、流程和技术都承受了巨大的压力。在未来的日子里,每一个方面都可能会变得更好。随着在家办公成为主流,以首席信息官为主导的时代即将到来。我们可以做得更好,那些主张低代码的首席信息官已经做好了将我们带入一个崭新未来的准备。

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